Algemene voorwaarden

Verhaaltje SaaS - KEYvents · Versie 1.0 · juli 2026

Artikel 1 - Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

• Leverancier: KEYvents, handelend onder de naam Verhaaltje, de partij die de Dienst aanbiedt.
• Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die een Overeenkomst sluit met de Leverancier voor het gebruik van de Dienst. In de kinderopvangcontext: de houder of het bestuur van de kinderopvangorganisatie.
• Dienst: de webapplicatie Verhaaltje, inclusief alle bijbehorende functionaliteiten zoals beschreven op verhaaltje.app, beschikbaar via een SaaS-model (Software as a Service).
• Overeenkomst: de afspraken tussen Leverancier en Klant over het gebruik van de Dienst, bestaande uit het aanvaarde abonnement, deze Algemene Voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst.
• Abonnement: het door de Klant gekozen dienstverleningsplan (Starter, Pro of Enterprise) met bijbehorende functies en prijs.
• Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens de Klant gebruik maakt van de Dienst, zoals een pedagogisch professional, locatiemanager of directeur.
• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon, als bedoeld in de AVG.
• AVG: Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
• Verwerkersovereenkomst: de afzonderlijke overeenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG, gesloten tussen Leverancier en Klant.
• Groep: een afzonderlijke opvanggroep binnen de organisatie van de Klant, zoals een babygroep, peutergroep of BSO-groep, zoals geregistreerd in de Dienst.
• Schriftelijk: per e-mail of via een ander duurzaam communicatiemiddel, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

Artikel 2 - Toepasselijkheid

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, Overeenkomsten en leveringen van de Dienst door de Leverancier aan de Klant.
2. Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
3. Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij de Leverancier deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
4. De Leverancier behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk aan de Klant medegedeeld. Bij bezwaar kan de Klant de Overeenkomst opzeggen per de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

Artikel 3 - Totstandkoming van de Overeenkomst

1. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant een abonnement aanvaardt via de website van de Leverancier of via een schriftelijk aanbod, en de Leverancier dit schriftelijk bevestigt.
2. Voorafgaand aan het in gebruik nemen van de Dienst dient de Klant de Verwerkersovereenkomst te ondertekenen. Zonder getekende Verwerkersovereenkomst verleent de Leverancier geen toegang tot de productieomgeving met echte persoonsgegevens.
3. De Leverancier behoudt zich het recht voor een aanvraag te weigeren, zonder opgave van redenen.

Artikel 4 - De Dienst

1. De Leverancier verleent de Klant gedurende de looptijd van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht op gebruik van de Dienst, conform het gekozen Abonnement.
2. De Dienst stelt pedagogisch professionals in staat om gesproken dagverslagen, observaties en incidentmeldingen in te spreken. De Dienst zet deze gesproken tekst om naar gestructureerde kindrapportages door gebruik van kunstmatige intelligentie (AI). De pedagogisch professional keurt elk resultaat goed voordat het wordt opgeslagen of gedeeld.
3. De Leverancier streeft naar een beschikbaarheid van de Dienst van minimaal 99% per kalendermaand, gemeten buiten gepland onderhoud. De Leverancier geeft geen harde uptime-garantie, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen in een Enterprise-overeenkomst.
4. De Leverancier heeft het recht de Dienst tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud of updates. De Leverancier informeert de Klant zo vroeg mogelijk over gepland onderhoud.
5. De Leverancier behoudt zich het recht voor de Dienst te wijzigen, te verbeteren of functies toe te voegen of te verwijderen, met inachtneming van artikel 2 lid 4. Functies die deel uitmaken van het Abonnement worden niet zonder kennisgeving verwijderd.
6. Het gebruik van de Dienst voor andere doeleinden dan het vastleggen van kindrapportages in de kinderopvang, of het gebruik in strijd met de wet, is niet toegestaan.

Artikel 5 - Abonnementen en prijzen

5.1 Abonnementsvormen

5.2 Extra groepen

1. Boven het inbegrepen aantal groepen per Abonnement rekent de Leverancier EUR 28,00 per extra groep per maand. Het aantal groepen wordt bepaald door het aantal actieve groepen geregistreerd in de Dienst aan het begin van de factuurperiode.
2. Een groep is "actief" zodra er in de voorgaande kalendermaand minimaal een verslag in is aangemaakt. Groepen zonder activiteit worden niet gefactureerd als extra groep.

5.3 Jaarkorting

1. Bij een jaarcontract ontvangt de Klant een korting van EUR 10,00 per maand op de Starter- en Pro-abonnementsprijs. De jaarprijs wordt vooraf gefactureerd als een jaarbedrag (Starter: EUR 1.068; Pro: EUR 1.380).
2. De jaarkorting is niet combineerbaar met andere kortingen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

5.4 Pionier-korting

De Leverancier kan bij introductie een tijdelijke Pionier-korting aanbieden aan de eerste klanten. De voorwaarden van de Pionier-korting worden schriftelijk vastgelegd bij het aangaan van de Overeenkomst en zijn niet overdraagbaar.

5.5 Prijswijzigingen

1. De Leverancier behoudt zich het recht voor de prijzen jaarlijks te indexeren op basis van de CBS-consumentenprijsindex (CPI), zonder dat dit als een wezenlijke wijziging wordt beschouwd.
2. Andere prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren schriftelijk medegedeeld. De Klant heeft het recht de Overeenkomst op te zeggen per de datum van inwerkingtreding van de prijswijziging, tenzij de wijziging het gevolg is van een CPI-indexering.
3. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Artikel 6 - Betaling

1. De Klant betaalt het abonnementsgeld vooraf per maand (maandcontract) of per jaar (jaarcontract), via de door de Leverancier aangeboden betaalmethoden.
2. Facturering vindt automatisch plaats op de eerste dag van elke factuurperiode. Facturen worden digitaal verstuurd naar het door de Klant opgegeven e-mailadres.
3. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
4. Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim. De Leverancier is gerechtigd de toegang tot de Dienst te beperken of te schorsen totdat de openstaande bedragen zijn voldaan. Schorsing laat de betalingsverplichting onverlet.
5. De Leverancier behoudt zich het recht voor incassokosten en wettelijke rente in rekening te brengen bij te late betaling.
6. De Klant gaat akkoord met automatische incasso dan wel machtigt de Leverancier tot periodieke afschrijving, tenzij uitdrukkelijk een andere betaalmethode is overeengekomen.

Artikel 7 - Looptijd en opzegging

1. De Overeenkomst gaat in op de datum van activering van het abonnement en wordt aangegaan voor de gekozen contractperiode (maand of jaar).
2. Een maandcontract wordt automatisch maandelijks verlengd en kan door de Klant op elk moment worden opgezegd, met ingang van de volgende factuurperiode. Er geldt geen opzegtermijn voor maandcontracten.
3. Een jaarcontract wordt automatisch verlengd met een jaar, tenzij de Klant het contract minimaal 30 dagen voor het einde van de lopende contractperiode schriftelijk opzegt.
4. Opzegging door de Klant geschiedt schriftelijk via de instellingen in de Dienst of per e-mail aan de Leverancier. De Leverancier bevestigt de opzegging schriftelijk.
5. De Leverancier kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang opzeggen of schorsen indien de Klant: een wezenlijke bepaling van de Overeenkomst of deze Voorwaarden schendt en dit niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling herstelt; in staat van faillissement of surseance van betaling verkeert of dit wordt aangevraagd; of de Dienst gebruikt in strijd met de wet of op een wijze die schade toebrengt aan de Leverancier, Gebruikers of derden.
6. Na opzegging of beëindiging van de Overeenkomst worden alle gegevens van de Klant binnen 30 dagen definitief verwijderd, tenzij de Klant schriftelijk verzoekt om een gegevensexport. De Klant is verantwoordelijk voor het veiligstellen van de benodigde gegevens voor het einde van de Overeenkomst.

Artikel 8 - Verplichtingen van de Klant

1. De Klant is verantwoordelijk voor het correcte en rechtmatige gebruik van de Dienst door haarzelf en haar Gebruikers. De Klant staat in voor de naleving van deze Voorwaarden door haar Gebruikers.
2. De Klant zorgt ervoor dat Gebruikers uitsluitend toegang hebben tot de gegevens die voor hen bestemd zijn. De Leverancier biedt hiervoor rolgebaseerde toegangscontrole, maar de toewijzing van rollen is de verantwoordelijkheid van de Klant.
3. De Klant is verplicht om: voor elk kind waarvoor de Dienst wordt gebruikt de vereiste toestemming van ouders of wettelijk vertegenwoordigers te hebben verkregen, conform de AVG; de Verwerkersovereenkomst te ondertekenen voordat de Dienst in gebruik wordt genomen voor echte persoonsgegevens; de Leverancier onverwijld te informeren bij een (vermoedelijk) datalek; de accountgegevens van Gebruikers vertrouwelijk te houden en misbruik te melden; en de Dienst niet te gebruiken voor het opslaan of verwerken van gegevens die vallen buiten de kinderopvangcontext.
4. De Klant is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens van kinderen, ouders en medewerkers binnen de Dienst. De Leverancier treedt op als verwerker.
5. De Klant onthoudt zich van handelingen die de goede werking van de Dienst kunnen verstoren, waaronder het uitvoeren van geautomatiseerde aanvragen, scraping of enige andere poging om de Dienst te misbruiken.

Artikel 9 - Intellectueel eigendom en data-eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, inclusief de software, het platform, de gebruikersinterface, de AI-modellen en de documentatie, berusten bij de Leverancier of diens licentiegevers. De Klant verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht zoals omschreven in artikel 4.
2. Alle gegevens die de Klant en haar Gebruikers invoeren in de Dienst - waaronder kindprofielen, dagverslagen, observaties, foto's en berichten - zijn en blijven eigendom van de Klant. De Leverancier maakt geen gebruik van deze gegevens voor andere doeleinden dan de uitvoering van de Dienst.
3. De Klant verleent de Leverancier een beperkte, niet-exclusieve licentie om de gegevens te verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Dienst, inclusief het aanroepen van AI-diensten van derden (zie de Verwerkersovereenkomst).
4. De Leverancier is gerechtigd geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksstatistieken te genereren voor interne analyse en productontwikkeling, mits deze niet herleidbaar zijn tot de Klant of individuele personen.
5. Het is de Klant niet toegestaan de Dienst te reverse-engineeren, te kopiëren, te decompileren of op andere wijze te trachten de broncode te achterhalen.

Artikel 10 - Vertrouwelijkheid

1. Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen, waaronder persoonsgegevens, bedrijfsinformatie, prijsafspraken en technische informatie.
2. De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die: reeds openbaar was of wordt, anders dan door schending van deze verplichting; door een partij onafhankelijk is ontwikkeld zonder gebruik van vertrouwelijke informatie; of op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel openbaar moet worden gemaakt.
3. De Leverancier garandeert dat medewerkers en onderaannemers die toegang hebben tot gegevens van de Klant, gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht.
4. De vertrouwelijkheidsverplichtingen van dit artikel blijven van kracht na beëindiging van de Overeenkomst.

Artikel 11 - Privacy en gegevensbescherming

1. De Leverancier verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de Klant conform de Verwerkersovereenkomst en de Privacyverklaring van de Leverancier.
2. De Klant is verplicht de Verwerkersovereenkomst te ondertekenen voordat de Dienst wordt gebruikt voor de verwerking van echte persoonsgegevens. De Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst.
3. De Klant is als verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor de rechtmatige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens van kinderen, ouders en medewerkers, en voor het voldoen aan de informatieplicht richting betrokkenen.
4. Bij een (vermoedelijk) datalek informeert de Leverancier de Klant binnen 24 uur na ontdekking. De Klant is verantwoordelijk voor de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking, indien vereist.
5. De Leverancier maakt gebruik van de volgende sub-verwerkers: Supabase (database en opslag, Frankfurt EU), Vercel (hosting, Frankfurt EU), Mistral AI (AI-verwerking, Frankrijk EU) en Resend (e-mailverzending). Wijzigingen in sub-verwerkers worden conform de Verwerkersovereenkomst minimaal 30 dagen van tevoren gemeld.

Artikel 12 - Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van de Leverancier voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald voor de Dienst, met een maximum van EUR 5.000 per gebeurtenis.
2. De Leverancier is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie.
3. De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de Leverancier of haar leidinggevenden.
4. De Leverancier is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit: onjuist of onrechtmatig gebruik van de Dienst door de Klant of haar Gebruikers; fouten of onvolkomenheden in door de Klant ingevoerde gegevens; storingen of tekortkomingen van derden waarvan de Leverancier afhankelijk is, waaronder internet- en hostingproviders; of AI-gegenereerde tekst die door de pedagogisch professional is goedgekeurd en vervolgens onjuist blijkt te zijn.
5. De Klant vrijwaart de Leverancier tegen aanspraken van derden - waaronder ouders, medewerkers en toezichthouders - voor zover deze voortvloeien uit het handelen of nalaten van de Klant of haar Gebruikers.

Artikel 13 - Overmacht

1. De Leverancier is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.
2. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen bij hostingproviders of internetdiensten, uitval van AI-diensten van derden, DDoS-aanvallen, stroomstoringen, brand, overheidsmaatregelen of pandemieën die de dienstverlening onmogelijk maken.
3. De Leverancier stelt de Klant zo spoedig mogelijk op de hoogte van een overmachtsituatie en de verwachte duur ervan. Indien de overmacht langer duurt dan 30 aaneengesloten dagen, heeft de Klant het recht de Overeenkomst schriftelijk te beëindigen zonder recht op schadevergoeding.

Artikel 14 - Ondersteuning

1. De Leverancier biedt ondersteuning aan via e-mail op info@verhaaltje.app. De Leverancier streeft ernaar vragen binnen 2 werkdagen te beantwoorden.
2. Voor Pro-abonnementen geldt prioritaire afhandeling van supportvragen.
3. Enterprise-klanten ontvangen persoonlijke ondersteuning conform de Enterprise-overeenkomst, inclusief vaste contactpersoon en kwartaalgesprekken.
4. Ondersteuning is beschikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur (Nederlandse tijd), tenzij anders overeengekomen.
5. De Leverancier biedt geen telefonische helpdesk. Bij spoedeisende technische problemen kan de Klant per e-mail contact opnemen met vermelding "SPOED" in de onderwerpregel.

Artikel 15 - Proefperiode

1. De Leverancier kan naar eigen inzicht een kosteloze proefperiode aanbieden. De duur en voorwaarden van de proefperiode worden schriftelijk vastgelegd.
2. Gedurende de proefperiode is het gebruik van de Dienst beperkt tot het testen met fictieve of geanonimiseerde gegevens, tenzij de Verwerkersovereenkomst reeds is ondertekend.
3. Na afloop van de proefperiode wordt de Dienst niet automatisch omgezet in een betaald abonnement. De Klant kiest actief voor een Abonnement.
4. De Leverancier behoudt zich het recht voor de proefperiode te beëindigen of te wijzigen.

Artikel 16 - Wijzigingen aan de Dienst

1. De Leverancier is gerechtigd de Dienst te verbeteren, functies toe te voegen of te wijzigen. De Leverancier informeert de Klant over wezenlijke wijzigingen via e-mail of een melding in de Dienst, minimaal 14 dagen voor inwerkingtreding.
2. Verwijdering van een functie die deel uitmaakt van het Abonnement wordt beschouwd als een wezenlijke wijziging en wordt minimaal 30 dagen van tevoren schriftelijk aangekondigd. De Klant heeft het recht de Overeenkomst op te zeggen per de datum van de wijziging.
3. Updates en verbeteringen die geen functionaliteit ontnemen, worden zonder aankondiging doorgevoerd en geven geen recht op opzegging of prijsvermindering.

Artikel 17 - Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

1. Op de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende geschillen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).
2. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, tenzij dwingende wetsbepalingen een andere rechter aanwijzen.
3. Partijen zullen een geschil eerst trachten op te lossen door middel van overleg. Indien dit niet binnen 30 dagen leidt tot een oplossing, staat het beide partijen vrij het geschil aan de rechter voor te leggen.

Artikel 18 - Slotbepalingen

1. Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen treden in overleg om de nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling met zoveel mogelijk hetzelfde effect.
2. De Leverancier mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een derde partij na schriftelijke kennisgeving aan de Klant. De Klant heeft in dat geval het recht de Overeenkomst te beëindigen.
3. Correspondentie, meldingen en opzeggingen op grond van de Overeenkomst dienen per e-mail te worden verzonden naar de opgegeven contactadressen en worden geacht ontvangen te zijn op de dag van verzending, mits de ontvangst wordt bevestigd.
4. De meest actuele versie van deze Algemene Voorwaarden is te raadplegen op verhaaltje.app/voorwaarden. Bij elke nieuwe Overeenkomst gelden de dan geldende Algemene Voorwaarden.
5. Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld in de Nederlandse taal. In geval van een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.

Bijlage A - Rekenvoorbeelden extra groepen

Alle bedragen zijn exclusief btw (21% tenzij anders bepaald). Prijzen zijn per organisatie per maand, ongeacht het aantal locaties van de organisatie.

Bijlage B - Documenten die deel uitmaken van de Overeenkomst

De volgende documenten maken integraal onderdeel uit van de Overeenkomst en zijn bij strijdigheid bindend in onderstaande volgorde:

1. Verwerkersovereenkomst - prevaleert boven de AV voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
2. Enterprise-overeenkomst (indien van toepassing) - prevaleert boven de AV voor Enterprise-klanten op de daarin geregelde onderwerpen.
3. Algemene Voorwaarden (dit document) - van toepassing op alle overige onderwerpen.
4. Privacyverklaring - informatief; beschrijft de verwerkingspraktijken van de Leverancier.

Contact

Vragen over deze voorwaarden? Mail ons op info@verhaaltje.app.